Buďte efektivní: zvládněte více a pracujte méně

Většina z nás se pídí po tom, jak s co nejmenším úsilím dosáhnout co nejlepších výsledků.
Říká se, že většina největších objevů světa se zrodila z lidské pohodlnosti a lenosti. Osobně jsem se tomuto pořekadlu vždy trochu smál, nicméně něco na něm skutečně bude. Důvod je celkem prostý.
Chytří a prozíraví lidé se vždy snaží dosáhnout maxima, aniž by je to stálo mnoho úsilí. Proto se vždy snaží být maximálně efektivní. A z efektivity a snahy dělat věci jinak – novým a účinnějším způsobem pravděpodobně vznikly ony velké objevy.

Sám, jelikož jsem také poměrně líný člověk (ač se to poměrně těžko přiznává 🙂 ), se snažím hledat způsoby, jak dosáhnout mnoho, aniž bych musel nějak výrazněji hnout prstem. A jelikož jsem si nalézt takový návod přál skutečně velmi intenzivně, dostal jsem ho. 🙂

Tím návodem je využití analýzy a myšlení podle pravidla 80/20, známého také jako pravidlo Paretovo. A o něm bych Vám rád v dnešním článku pověděl více. Nebudu se podrobně zabývat nudnou historií jeho objevení. To si jistě v případě zájmu snadno zjistíte. Chtěl bych se zaměřit více na jeho praktické užití a na výhody, které Vám jeho využívání může přinést.

Vždy jsem se sám sebe ptal, co bych musel udělat, aby mí klienti byli maximálně spokojení a jejich podnikání se díky mým službám maximálně dařilo, aniž bych já musel strávit 15 hodin denně prací.

Nemám nic proti tvrdé práci, naopak. Vidím-li v ní užitek a skutečný přínos, nemám s ní nejmenší problém. Teď sice mnozí nejspíše namítnou, že jsem se prohlásil za lenocha. To vyvracet nebudu, napsal jsem to. Nicméně osobně své lenošství vidím spíše v tom, že chci dosahovat maximálního efektu s co nejmenší snahou.

Někdo může pro radost pracovat 20 hodin denně po 30 let, aby se mohl těsně po svém vyhoření (burnout syndrom) poplácat na rameni, že se pilně a statečně propracoval ke kolapsu.Touto cestou já ovšem jít nechci a tvrdím, že to ani není nutné. Předpokládám také, že většina z Vás bude mít podobný názor jako já. Osobně dávám přednost pár hodinám tvrdé práce se skutečně maximálním a ověřeným přínosem, abych se ve zbytku času mohl věnovat své rodině, svým koníčkům a svému dalšímu rozvoji, díky němuž budu moci opět sloužit svým klientům o něco lépe. Pokud jste na tom stejně, čtěte dále. Informace, které Vám nyní poskytnu, Vám v cestě za maximální efektivitou pomohou.

Využíváme Paretovo pravidlo ve svůj prospěch

Pravidlo 80/20 je velmi prosté. Proto je až zarážející, jak málo lidí jej využívá ke zvýšení své vlastní výkonnosti a efektivity. Jeho nejjednodušší definice říká, že 80% výstupů je dosaženo využitím pouhých 20% vstupů.

Poukazuje na to, že v mnoha oblastech fungování tohoto světa (lidský život a práci nevyjímaje) platí značná nevyrovnanost mezi vstupy a výstupy. Prapůvodní teorie, jejímž tvůrcem je Ital Vilfredo Pareto, si všímala nerovnoměrného rozdělení bohatství mezi vrstvami obyvatel. Jeho další využití poukázalo na podobnou nerovnoměrnost také v mnoha dalších oblastech. Nyní se dozvíte, jak jej můžete využít také Vy.

Jste-li stejní jako jsem býval já, máte svůj diář či seznam úkolů plný odshora až dolů. A používáte-li ke všemu ještě analýzu ABC pro seřazení priority, zcela jistě máte u většiny úkolů zapsané „A“, možná „B“. Céček bude minimum.

Je to dané tím, že vše, co děláme, nám přijde stejně důležité. Již se hlouběji nezamýšlíme nad tím, zda a jak moc jednotlivé úkoly přispívají k naplnění našich cílů. Vyžaduje to totiž mnoho přemýšlení, které je mnohdy těžší, než mechanická realizace jednoho úkolu za druhým.

Kritérium, které byste měli používat při hodnocení úkolů, je, jak velký užitek Vám nebo jiným zainteresovaným osobám splnění daného úkolu přinese. Měli byste při plánování strávit vždy nejvíce času přemýšlením, jak lze požadovaného efektu dosáhnout co nejjednodušeji.

Když už si vyberete úkoly, které jsou skutečně důležité (a přinášejí velký výsledný efekt), zbude Vám pravděpodobně velké množství zbytečností. Nyní je třeba se rozhodnout, jak s nimi naložíte. Je-li třeba je udělat, ale jejich výsledný efekt je malý, najděte někoho, komu je delegujete. Pokud na úkol můžete zapomenout, aniž by byl oheň na střeše, jednoduše jej škrtněte ze svého TO-DO listu.

Mnozí z nás, kteří prošli klasickým zaměstnáním, mají strašný zvyk „dělat pro dělání”.

Jednoduše řečeno jsme byli zvyklí, že pokud jsme skutečně efektivní, můžeme běžnou pracovní náplň zvládnout třeba za polovinu běžné pracovní doby. Tím si ovšem zaděláváme na problém v tom, co s ostatním „volným“ časem.

Proto jsme se naučili roztáhnout si práci do celého dne, abychom od osmi do čtyř měli pořád co na práci. Že se pak se vším zbytečně couráme a práce nás pomalu ale jistě přestane bavit, protože jí chybí potřebný náboj, to už nás tolik netrápí. Hlavně abychom šéfovi ukázali, že máme stále co dělat.

Osobně jsem s tímto návykem bojoval i dlouhou dobu po tom, co jsem z běžného zaměstnání odešel. Jen pracovní doba se poněkud rozšířila. I když jsem se prací zabýval třeba 12 hodin denně, jednal jsem stále podle dřívějších „zaměstnaneckých“ zvyků. Výsledný efekt byl tedy často srovnatelný se třemi čtyřmi hodinami skutečně efektivní práce. Máte-li podobný problém a chcete s ním zatočit, pravidlo 80/20 je pro Vás skutečnou spásou. Proberme si nyní krátký postup, jak s pravidlem 80/20 pracovat:

  1. Vždy na začátku týdne či dne (záleží na tom, na jak dlouhé období si připravujete plán a úkoly – někdo plánuje na den, někdo na celý týden či déle) si na samostatný papír (nikoli do diáře!!) sepište seznam cílů (efektů), kterých chcete v určitém období dosáhnout.
  2. Zároveň si sepište všechny úkoly, které domněle či skutečně musíte řešit.
  3. K vyřešení si do diáře zapište pouze ty úkoly, které skutečně vyřešit musíte (například jste se k jejich řešení zavázali).
  4. Ostatní úkoly přiřaďte k jednotlivým cílům, kterých chcete dosáhnout.
  5. Následně se zaměřte vždy na jeden cíl se všemi přiřazenými úkoly a podrobně jej prozkoumejte. Ptejte se, zda zapsané úkoly jsou skutečně tou nejefektivnější cestou, jak dosáhnout stanoveného cíle. Nespěchejte a vše si důkladně rozmyslete. Hodina strávená takovým přemýšlením Vám ušetří mnoho hodin následné zbytečné práce. Věřte mi, mám to ověřené. 🙂
  6. Úkoly, u nichž jste zjistili, že jsou skutečně nejefektivnějším způsobem, jak cílů dosáhnout, přepište do svého diáře.
  7. Ostatní úkoly buď zcela zrušte, nebo je alespoň delegujte. Pokud jste pravidlo 80/20 podvědomě neaplikovali již dříve, tak seznam úkolů k zrušení či delegování bude mnohem delší, než seznam úkolů, které si necháte pro sebe.
  8. Rozhodněte se, jak naložíte s novým volným časem. Máte skutečně nepřebernou škálu možností. Buď můžete volný čas využít k realizaci dalších činností s podstatným vlivem na dosažení vytyčených cílů. Nebo jej můžete věnovat oslavování svého života a radovánkám, které Vás nabijí energií potřebnou k dalšímu efektivnímu plnění vašich povinností. Důležité je, že již nejste ve vleku svého diáře a milionů úkolů, které stejně nemůžete nikdy stihnout. Máte nyní naprostou kontrolu nad svým životem, svou prací a veškerými činnostmi, pro které se rozhodnete. Vy a jen Vy znáte své potřeby, které můžete skrze svou práci či jiné činnosti naplnit. Držte se jich a Váš život bude vzkvétat.

Rozšiřte Informace sdílené v článku: Zanechte Komentář...

Napsat komentář